Onboarding de Clientes Para Agências de Marketing
“Em que pé está a entrada do cliente?” Se a resposta mora numa planilha e num grupo de WhatsApp, ninguém sabe. Monte o processo em fases e etapas, deixe as tarefas da equipe nascerem sozinhas e mostre ao cliente, no portal, exatamente o que está esperando por ele.
Por que a entrada do cliente demora?
Sem um processo único, cada onboarding vira uma conversa diferente: pedidos soltos, prazos que ninguém registrou e um cliente que não sabe o que falta da parte dele.
Processo na planilha
Cada cliente novo ganha uma cópia da planilha de onboarding — e cada cópia evolui de um jeito.
Acessos cobrados no WhatsApp
Login de anúncios, logo, briefing: tudo pedido e reenviado por mensagem, perdido no meio da conversa.
"Em que pé está?"
O cliente pergunta, o gestor pergunta, e ninguém responde sem abrir três lugares diferentes.
Cliente sem saber o que falta
O projeto trava esperando um material, e o cliente nem sabe que é ele quem está atrasando.
Equipe lembrando de cabeça
Ninguém abre a tarefa de setup na hora certa porque depende de alguém lembrar que a etapa começou.
Sem saber se foi bom
O go-live acontece e a agência nunca descobre como o cliente avaliou a entrada.
Do contrato assinado ao go-live, em cinco passos
Você define o processo uma vez e aplica a cada cliente novo, ajustando o que for diferente naquele projeto.
Monte o processo em fases e etapas
Reunião, kickoff, coleta de acessos, setup, go-live: organize a entrada do cliente do seu jeito. Comece do zero, de um exemplo pronto (Tráfego Pago, Social Media ou Site) ou de um modelo da própria agência.
Configure cada etapa
Defina o dono (agência ou cliente), se ela é interna ou visível ao cliente, a duração em horas, dias, semanas ou meses e se ela gera uma tarefa para a equipe quando começar.
Aplique ao projeto do cliente
O modelo vira uma cópia dentro do projeto: ajuste aquele cliente sem mexer no modelo. Se o modelo estiver ligado a um modelo de projeto, o projeto novo já nasce com o onboarding em rascunho.
Publique quando estiver pronto
Em rascunho, o cliente não vê nada e nenhum e-mail sai. Ao publicar, você decide se mostra no portal do cliente, se envia e-mails e se faz pesquisa de satisfação ao final.
Acompanhe até o go-live
Veja todos os onboardings com progresso, etapa atual e previsão de término, filtre os atrasados e os que aguardam o cliente, e receba a avaliação dele quando terminar.
Tudo o que a entrada do cliente precisa
O módulo de Onboarding do WiseData Agency organiza o processo, distribui o trabalho para a equipe e mostra onde a entrada do cliente emperra.
Fases e etapas em ordem livre
Organize a entrada do cliente em fases e etapas e reordene quando o processo mudar. Cada etapa tem status: não iniciada, em andamento, aguardando cliente, em revisão, concluída ou não se aplica.
Exemplos prontos e modelos
Parta de exemplos de Tráfego Pago, Social Media e Site ou de modelos da agência. Salve um onboarding que deu certo como modelo e ligue-o ao modelo de projeto.
Dono de cada etapa
Cada etapa diz de quem é a vez: da agência ou do cliente. Fica claro quem está segurando o processo em cada momento.
Etapas internas
Marque a etapa como interna ou visível ao cliente. O que é bastidor da agência fica só com a equipe — fora do portal e fora dos e-mails.
Prazo previsto em cascata
Informe a duração de cada etapa em horas, dias, semanas ou meses e o sistema calcula o prazo previsto de todas, uma após a outra, em dias corridos. Etapa atrasada aparece marcada.
Tarefa gerada automaticamente
Quando a etapa começa, a tarefa nasce com título, descrição, prioridade, prazo e responsável — o gerente do projeto ou quem você escolher. Se quiser, concluir a tarefa conclui a etapa.
Rascunho antes de publicar
Monte e revise com calma: em rascunho o cliente não vê nada e nenhum e-mail é enviado. Você publica só quando estiver pronto.
E-mails sem spam
Por padrão, só boas-vindas, "aguardando você", fase concluída e encerramento. Avisos por etapa são opcionais, e tudo chega agrupado numa janela de 10 minutos em um único e-mail.
Pesquisa de satisfação
Ao concluir, o cliente dá uma nota de 1 a 5 e deixa um comentário. A equipe vê a média, a distribuição das notas e os comentários.
Painel de onboardings
Todos os onboardings numa tela, com progresso, etapa atual e previsão de término. Filtre os atrasados e os que estão aguardando o cliente. Dentro do projeto, a aba Onboarding mostra o dele.
Painel de gargalos
Veja o tempo médio de cada etapa nos onboardings concluídos e descubra em qual delas a entrada do cliente costuma emperrar.
Acesso por projeto
O colaborador só vê e opera os onboardings dos projetos dos quais participa. Operar onboardings e gerir modelos são permissões separadas.
O cliente sabe o que é com ele
Quando você publica o onboarding com o portal ligado, o cliente acompanha a própria entrada sem precisar perguntar. A equipe é avisada no sistema quando ele envia ou anexa algo — e quem conclui a etapa continua sendo a agência.
- As fases do onboarding, onde ele está e o que já passou
- A previsão de término da entrada
- Em destaque, o que está "Aguardando você"
- Envio de arquivos: até 300 MB cada, até 10 por etapa
- Botão "Enviei / concluí minha parte" para avisar a equipe
Integrado com todo o sistema
O Onboarding funciona dentro do projeto do cliente e conversa com o portal, as tarefas e as permissões da equipe.
O que sua agência ganha com isso
Entrada mais rápida
O cliente sabe o que precisa entregar e a equipe sabe o que fazer em seguida. Menos espera entre uma etapa e outra.
Mesmo padrão para todo cliente
O processo que a agência definiu vira modelo, e todo cliente novo passa pelas mesmas etapas — ajustadas quando precisa.
Fim do "em que pé está?"
O cliente vê no portal onde está e o que falta. Você vê no painel quem está atrasado e quem aguarda o cliente.
Nada esquecido
A tarefa da equipe nasce quando a etapa começa, com prazo e responsável. Ninguém depende de lembrar.
Arquivos no lugar certo
Logo, materiais e documentos chegam anexados à etapa, e a equipe é avisada no sistema quando o cliente envia.
Primeira impressão medida
A pesquisa de satisfação mostra como o cliente avaliou a entrada — e o painel de gargalos, onde melhorar.
Perguntas frequentes sobre Onboarding de Clientes
Pronto para tirar o onboarding da planilha?
Experimente o WiseData Agency gratuitamente por 30 dias. Gestão completa de projetos, clientes e financeiro para sua agência.
Começar teste grátisAprenda mais sobre gestão de agências
Confira nossos artigos no blog sobre processos e gestão de clientes.